MS Planner-Agent

Diese Seite bietet Konfigurationsanweisungen für den MS Planner-Agenten, der die Integration mit Microsoft Planner und Microsoft To Do für Pläne, Buckets, Aufgaben und persönliche Aufgabenlisten ermöglicht

Übersicht

• Finde Pläne, Buckets und Aufgaben über die Microsoft-365-Gruppen hinweg, denen ein Benutzer angehört

• Erstelle, aktualisiere, schließe ab und lösche Aufgaben, wobei jede Aktion zuerst vom Benutzer bestätigt wird

• Erstelle eine deterministische Zusammenfassung des Planfortschritts mit überfälligen, bald fälligen, nicht zugewiesenen Aufgaben und Auslastung pro Zuständigem

• Wende die eigenen Bezeichnungen des Plans anhand der Namen an, die Benutzer sehen, und füge einer Aufgabe Referenzlinks hinzu

• Verwalte persönliche Microsoft-To-Do-Aufgaben, den Bereich Meine Aufgaben der Planner-App, über dieselbe Verbindung

Voraussetzungen

• Schließe die allgemeinen Einrichtungsschritte auf der Hauptseite der KI-Agenten

• Stelle sicher, dass Benutzer aktive Microsoft-365-Konten mit aktiviertem Microsoft Planner haben

• Überprüfe die richtige Microsoft-365-Lizenzierung für Microsoft Planner

• Berechtigungen zum Erstellen und Verwalten einer Azure-App-Registrierung in Microsoft Entra ID

• Ein Administrator, der Mandanten-weit zustimmen kann, da eine Berechtigung dies erfordert

Ein Agent deckt zwei verschiedene Microsoft-Systeme ab. Die Planner-App zeigt Pläne und eine Meine Aufgaben Ansicht nebeneinander an, aber das sind separate Produkte. Planaufgaben liegen in Microsoft Planner. Meine Aufgaben und Mein Tag gehören zu Microsoft To Do, einer anderen API.

Der Agent deckt beides ab, weil Benutzer genau das sehen. Beides läuft über dieselbe Verbindung und dieselben Berechtigungen, sodass es keinen zweiten Verbindungs-Schritt und keine zusätzliche Zustimmung für Benutzer gibt.

Konfiguration der Azure-App-Registrierung

Erforderliche API-Berechtigungen

Alle Berechtigungen stammen aus Microsoft Graph, und alle sind delegiert. Füge alle acht zu deiner App-Registrierung hinzu.

Berechtigung	Typ	Beschreibung	Admin-Zustimmung
Group.Read.All	Delegiert	Alle Gruppen lesen	Ja
offline_access	Delegiert	Den Zugriff auf Daten beibehalten, auf die du ihm Zugriff gewährt hast	Nein
Tasks.Read	Delegiert	Aufgaben und Aufgabenlisten des Benutzers lesen	Nein
Tasks.Read.Shared	Delegiert	Benutzer- und freigegebene Aufgaben lesen	Nein
Tasks.ReadWrite	Delegiert	Aufgaben und Aufgabenlisten des Benutzers erstellen, lesen, aktualisieren und löschen	Nein
Tasks.ReadWrite.Shared	Delegiert	Benutzer- und freigegebene Aufgaben lesen und schreiben	Nein
User.Read	Delegiert	Anmelden und Benutzerprofil lesen	Nein
User.ReadBasic.All	Delegiert	Grundlegende Profile aller Benutzer lesen	Nein

Group.Read.All erfordert Admin-Zustimmung. Es ist die einzige Berechtigung in dieser Liste, der ein Benutzer nicht selbst zustimmen kann. Ein Administrator muss sie daher für die Organisation gewähren, bevor sich jemand verbinden kann.

Der Agent benötigt sie, weil Planner-Pläne Microsoft-365-Gruppen gehören. Ohne sie kann der Agent nicht ermitteln, auf welche Pläne ein Benutzer Zugriff hat, und auch das Lesen der Kommentare einer Aufgabe funktioniert dann nicht mehr.

Tasks.ReadWrite umfasst Microsoft To Do ebenso wie Planner, weshalb persönliche Aufgaben keine separate Berechtigung und keine zweite Verbindung benötigen.

Umleitungs-URL

• Hinzufügen https://nango.theblockbrain.ai/oauth/callback als zulässige Umleitungs-URL in deiner App-Registrierung

Schritte zur Berechtigungskonfiguration

1. Gehe in deiner Azure-App-Registrierung zu API-Berechtigungen

2. Klicke auf "Berechtigung hinzufügen" > Microsoft Graph > Delegierte Berechtigungen

3. Suche nach allen oben aufgeführten acht Berechtigungen und wähle sie aus

4. Klicke auf "Berechtigungen hinzufügen"

5. Klicke auf "Admin-Zustimmung erteilen". Das ist erforderlich, nicht optional, aufgrund von Group.Read.All

6. Bestätige, dass jede Zeile Gewährt anzeigt, bevor du Benutzer zum Verbinden aufforderst

Agentenkonfiguration in Blockbrain

Konfigurationsschritte

1. Agenteneinstellungen aufrufen:

   • Navigiere zu deinem Blockbrain-Admin-Panel

   • Gehe zu Agenten und öffne die Connectors Registerkarte

   • Finde Microsoft Planner und öffne dessen Tool-Konfiguration

2. Azure-Anmeldedaten eingeben:

   • Client-ID: Gib die Anwendungs-ID aus deiner Azure-App-Registrierung ein

   • Client-Secret: Füge das von dir generierte Client-Secret ein (nutze das Augensymbol zum Ein- und Ausblenden)

3. OAuth-Berechtigungsbereiche konfigurieren:

   • Füge jeden der vier Berechtigungsbereiche einzeln mithilfe der "Hinzufügen" Schaltfläche hinzu:

     • offline_access

     • Tasks.ReadWrite

     • Group.Read.All

     • User.ReadBasic.All

   • Jeder Berechtigungsbereich wird als entfernbares Tag angezeigt

   • Verwende die "X" Schaltfläche, um fehlerhafte Berechtigungsbereiche zu entfernen

4. Zusätzliche Konfiguration:

   • Füge ein Schlüssel-Wert-Paar hinzu, wobei der Schlüssel tenant und deine Azure-Mandanten-ID der Wert ist

   • Das ist erforderlich, nicht optional. Ohne es schlägt die Verbinden Schaltfläche bei jedem Benutzer fehl

5. Konfiguration speichern:

   • Klicke auf "Speichern" um alle Einstellungen anzuwenden

   • Warte auf die Bestätigungsnachricht

Vier Berechtigungsbereiche hier, acht Berechtigungen in Azure. Das ist zu erwarten, kein Fehler.

Die Liste der Berechtigungsbereiche ist das, was Blockbrain anfordert, wenn sich ein Benutzer anmeldet, und sie ist absichtlich die kleinere Menge: Diese vier sind es, die der Agent tatsächlich verwendet. Eine App-Registrierung kann Berechtigungen enthalten, die niemals angefordert werden, weshalb die beiden Listen nicht übereinstimmen.

Lass die Liste der Berechtigungsbereiche bei diesen vier. Tasks.Read und User.Read werden bereits durch die darüberliegenden Schreib-/Leserechte und grundlegenden Profilberechtigungen abgedeckt, und die beiden .Shared Berechtigungen gelten für Aufgabenlisten, die anderen Personen gehören, was dieser Agent nicht anfasst. Das Hinzufügen einer davon macht den Zustimmungsbildschirm nur länger.

Tool-Berechtigungen

Der Microsoft-Planner-Connector stellt einundzwanzig Tools bereit. Da zehn davon Arbeit in den Plänen deiner Benutzer ändern oder löschen, überprüfe ihre Berechtigungsstufen, nachdem du den Connector aktiviert hast.

Nur-Lese-Tools, sicher aktiviert zu lassen Immer erlauben:

Tool	Was es macht
Microsoft-365-Gruppen für Planner auflisten	Findet die Gruppen, denen ein Benutzer angehört, um die Gruppe zu ermitteln, der ein Plan gehört
Planner-Pläne auflisten	Listet die Pläne einer Gruppe oder die für den Benutzer freigegebenen Pläne auf
Planner-Buckets auflisten	Listet die Buckets (Aufgabenspalten) eines Plans auf
Planner-Aufgaben auflisten	Listet Aufgaben für einen Plan, Bucket oder den Benutzer auf, mit Namen der Zuständigen
Planner-Aufgabendetails abrufen	Liest eine Aufgabe mit Beschreibung, Checkliste und Links
Planner-Planzusammenfassung abrufen	Berechnet den Planfortschritt, überfällige, bald fällige, nicht zugewiesene Aufgaben und Auslastung
Planner-Beschriftungen auflisten	Listet die von einem Plan definierten Beschriftungsnamen auf
Planner-Aufgabenkommentare lesen	Liest die Diskussion zu einer Aufgabe
Microsoft-365-Benutzer für Planner suchen	Löst Personen zu Benutzerkonten auf, damit Aufgaben zugewiesen werden können
Meine persönlichen Aufgabenlisten auflisten	Listet die Microsoft-To-Do-Listen des Benutzers auf
Meine persönlichen Aufgaben auflisten	Listet die persönlichen Aufgaben in einer To-Do-Liste auf

Schreib-Tools, die alle standardmäßig auf Genehmigung erforderlich:

Tool	Was es macht
Planner-Aufgabe erstellen	Erstellt eine Aufgabe in einem Plan
Planner-Aufgabe aktualisieren	Ändert Felder, Zuständige, Checkliste, Beschriftungen oder Links einer Aufgabe
Planner-Aufgabe abschließen	Markiert eine Aufgabe als abgeschlossen
Planner-Aufgabe löschen	Löscht eine Aufgabe dauerhaft
Planner-Plan erstellen	Erstellt einen neuen Plan, der einer Microsoft-365-Gruppe gehört
Planner-Bucket erstellen	Erstellt einen neuen Bucket in einem Plan
Persönliche Aufgabe erstellen	Erstellt eine persönliche Microsoft-To-Do-Aufgabe
Persönliche Aufgabe aktualisieren	Ändert eine persönliche Aufgabe
Persönliche Aufgabe abschließen	Markiert eine persönliche Aufgabe als abgeschlossen
Persönliche Aufgabe löschen	Löscht eine persönliche Aufgabe dauerhaft

Wir empfehlen, alle zehn Schreib-Tools aktiviert zu lassen Genehmigung erforderlich. Der Agent ist bereits angewiesen, die genaue Änderung zu wiederholen und auf die Bestätigung des Benutzers zu warten, bevor er etwas schreibt, sodass die Genehmigungsaufforderung ein zweiter, erzwungener Kontrollpunkt und kein redundanter ist. Siehe Tools und Connectors verwalten für die Festlegung dieser Stufen.

Achte besonders auf Planner-Aufgabe löschen und Persönliche Aufgabe löschen. Planner hat keinen Papierkorb, also ist eine gelöschte Aufgabe weg.

Testen des MS-Planner-Agenten

Verifizierungsschritte

1. Authentifizierungstest:

   • Öffne einen Chat mit dem MS-Planner-Agenten und schließe den Verbinden Ablauf

   • Stelle sicher, dass der Microsoft-Anmeldevorgang abgeschlossen wird und die Verbindungskarte nicht erneut erscheint

2. Gruppen- und Planzugriff:

   • Bitte den Agenten, deine Pläne aufzulisten

   • Stelle sicher, dass die Titel mit dem übereinstimmen, was du bei https://tasks.office.com

3. Aufgaben lesen:

   • Frage, was in einem Plan offen oder überfällig ist

   • Stelle sicher, dass die Namen der Zuständigen statt der rohen Konto-IDs angezeigt werden, was bestätigt, User.ReadBasic.All dass

4. Planzusammenfassung:

   • Frag, wie es einem Plan geht

   • Stelle sicher, dass du Gesamtsummen, Fortschritt pro Bucket, überfällige und bald fällige Aufgaben sowie die Auslastung pro Zuständigem erhältst

5. Aufgabenerstellung:

   • Bitte um eine Aufgabe in einem benannten Bucket mit Fälligkeitsdatum und Zuständigem und genehmige sie dann

   • Öffne den Plan in Planner und bestätige die Aufgabe, ihren Bucket und ihren Zuständigen

6. Persönliche Aufgaben:

   • Bitte den Agenten, deine persönlichen Aufgabenlisten aufzulisten, und füge dann eine persönliche Aufgabe hinzu

   • Bestätige, dass sie in Microsoft To Do und in der Planner-App's Meine Aufgaben Ansicht

7. Kommentarrücklesen:

   • Kommentiere eine Aufgabe in Planner und frage dann den Agenten, was gesagt wurde

   • Eine Aufgabe ohne Kommentare gibt nichts zurück, was korrekt und kein Fehler ist

Häufige Anwendungsfälle für die MS-Planner-Integration

Status und Berichterstellung

• Planstatus-Zusammenfassungen: Frage, wie es einem Plan geht, und erhalte Gesamtsummen, Fortschritt pro Bucket und was zuerst Aufmerksamkeit braucht

• Überfälligkeits-Überprüfungen: Finde alles Überfällige über einen Plan hinweg, ohne das Board zu öffnen

• Arbeitslastverteilung: Sieh, wer wie viel Arbeit trägt und was unzugewiesen liegt

Aufgabenoperationen

• Aufgaben aus dem Chat erfassen: Wandle eine in einem Gespräch getroffene Entscheidung in eine Aufgabe im richtigen Bucket um, mit Zuweisung und Datum

• Massenbereinigung: Verschiebe Aufgaben per Gespräch in andere Buckets, weise sie neu zu oder ändere das Datum

• Checkliste ausbauen: Füge einer Aufgabe Checklisten-Schritte hinzu, ohne dich durch das Board zu klicken

Planung

• Neue Arbeitsströme: Erstelle einen Plan für einen neuen Arbeitsbereich und lege seine Buckets an

• Beschriftungspflege: Wende die eigenen Beschriftungen des Plans nach Namen an, damit das Board konsistent bleibt

• Referenzlinks: Füge die Spezifikation, das Ticket oder das Dokument der Aufgabe hinzu, die es benötigt

Fähigkeiten und Grenzen

Aufgabenstatus

Planner speichert den Fortschritt als Prozentsatz. Der Agent bildet ihn so ab, wie es die Planner-Oberfläche tut.

Wert	Bedeutung
0	Nicht begonnen
1 bis 99	In Bearbeitung
100	Abgeschlossen

Beschriftungen

• Jeder Plan hat 25 Beschriftungsplätze. Ihre Namen werden pro Plan festgelegt, sodass derselbe Platz auf zwei verschiedenen Boards Unterschiedliches bedeuten kann

• Der Agent liest die Beschriftungsnamen eines Plans, bevor er sie anwendet oder filtert, sodass Benutzer statt eines Platzes sagen können: „Kennzeichne es als Dringend“

• Eine Liste über mehrere Pläne hinweg, wie etwa „meine Aufgaben“, zeigt Platzschlüssel statt Namen an, weil sich ein Name erst auflösen lässt, wenn der Plan bekannt ist. Der Agent sagt das statt zu raten

Grenzwerte

Grenzwert	Wert
Pro Auflistung oder Zusammenfassung gelesene Aufgaben	500
Gruppen, die durchsucht werden, um einen Plan zu finden	500
Durch eine Gruppenauflistung zurückgegebene Gruppen	50
Pro Liste gelesene persönliche Aufgaben	200
Pro Aufruf hinzugefügte Checklistenpunkte	20
Pro Aufruf festgelegte Zuständige	10
Pro Aufruf geänderte Beschriftungen	25
Pro Aufruf geänderte Referenzlinks	10
Für eine Aufgabe zurückgegebene Kommentare	25
Durch eine Benutzersuche zurückgegebene Personen	25
In einer Zusammenfassungs-Detailansicht genannte Aufgaben	10
"Bald fällig"-Zeitraum, der von der Zusammenfassung verwendet wird	7 Tage

Nicht unterstützt

• Kommentare posten. Der Agent liest die Diskussion zu einer Aufgabe, kann aber nichts hinzufügen. Siehe die Anmerkung unter Sicherheit und Compliance, um den Grund dafür zu erfahren

• Eine Aufgabe an Mein Tag anheften. Microsoft stellt dafür kein Feld bereit. Der Agent setzt das Fälligkeitsdatum und sagt dem Benutzer, er solle in Mein Tag nachsehen, statt zu behaupten, er habe die Aufgabe dort platziert

• Eine Aufgabe zwischen Planner und persönlichen Aufgaben verschieben. Es sind separate Systeme, daher muss eine Aufgabe neu erstellt werden

• Wiederkehrende Aufgaben, Planner-Premiumfunktionen wie Zeitachse und Ziele sowie das Hochladen von Dateien als Anlagen. Links zu Dateien funktionieren

Fehlerbehebung

Authentifizierungsprobleme

Problem: Die Verbindungskarte erscheint nach erfolgreicher Microsoft-Anmeldung immer wieder

• Lösung: Überprüfe, ob die Umleitungs-URL genau https://nango.theblockbrain.ai/oauth/callback

• Prüfe: Bestätige, dass der tenant Schlüssel in Zusätzliche Konfiguration mit deiner Azure-Mandanten-ID festgelegt ist

• Überprüfe: Das Client-Secret ist nicht abgelaufen und korrekt eingegeben

Anmeldung fordert Administratorgenehmigung an

Problem: Benutzer sehen die Meldung, dass ein Administrator die Anwendung genehmigen muss

• Lösung: Erteile im App-Registrierungskontext deiner Organisation die Admin-Zustimmung. Group.Read.All kann nicht von einem einzelnen Benutzer genehmigt werden

• Prüfe: Jede Berechtigungszeile zeigt Gewährt in API-Berechtigungen

• Überprüfe: Die Zustimmung wurde im Mandanten erteilt, in dem sich die Benutzer tatsächlich anmelden

Keine Pläne gefunden

Problem: Der Agent meldet, dass ein Benutzer keine Pläne hat oder keinen Plan nach Namen finden kann

• Lösung: Bestätige, dass der Benutzer Mitglied der Microsoft-365-Gruppe ist, der der Plan gehört. Der Planner-Zugriff folgt der Gruppenmitgliedschaft, nicht der Freigabe

• Prüfe: Group.Read.All ist gewährt und zugestimmt. Ohne sie kann der Agent die Gruppen eines Benutzers nicht auflisten

• Überprüfe: Der Plan existiert bei https://tasks.office.com für diesen Benutzer

Zuständige werden als Kennungen angezeigt

Problem: Aufgaben listen rohe Konto-IDs statt der Namen von Personen auf

• Lösung: Bestätige User.ReadBasic.All ist gewährt und zugestimmt

• Prüfe: Lass den Benutzer die Verbindung trennen und erneut verbinden, damit die neue Berechtigung übernommen wird

• Überprüfe: Der Zuständige hat in deinem Mandanten immer noch ein aktives Konto

Gleichzeitig geändert

Problem: Der Agent meldet, dass eine Aufgabe gleichzeitig geändert wurde, und bittet den Benutzer, erneut zu bestätigen

• Lösung: Das funktioniert wie vorgesehen. Jemand hat dieselbe Aufgabe bearbeitet, während der Agent schrieb, daher liest der Agent erneut und zeigt den aktuellen Stand an, statt zu überschreiben

• Prüfe: Bestätige die Änderung noch einmal, dann wird sie angewendet

• Überprüfe: Wenn es bei einem Plan ständig wiederholt auftritt, suche nach einer Automatisierung, die dieselben Aufgaben bearbeitet

Persönliche Aufgaben verhalten sich anders

Problem: Eine persönliche Aufgabe kann niemandem zugewiesen oder in einen Plan verschoben werden

• Lösung: Das ist zu erwarten. Persönliche Aufgaben sind Microsoft-To-Do-Elemente, die einer Person gehören und keinen Plan, keinen Bucket und keinen Zugewiesenen haben

• Prüfe: Wenn der Benutzer Arbeit an jemand anderen übergeben möchte, muss es eine Planaufgabe sein

• Überprüfe: Benutzer wissen, welches der beiden sie sehen. Der Agent kennzeichnet sie getrennt

Sicherheit und Compliance

Datenschutz

• Delegierter Zugriff: Der Agent handelt strikt als angemeldeter Benutzer und kann nur das tun, was dieser Benutzer tun kann. Es gibt keinen organisationsweiten Hintergrundzugriff

• Zuordnung: Jede Änderung wird dem Benutzer zugeordnet, der sie genehmigt hat, genau so, als hätte er sie vorgenommen bei https://tasks.office.com

• Umgang mit Anmeldeinformationen: Tokens werden in Blockbrains gesichertem OAuth-Tresor aufbewahrt. Blockbrain-Mitarbeitende sehen niemals Benutzerpasswörter, und durch die Trennung wird der Zugriff sofort widerrufen

Compliance-Aspekte

• DSGVO-Compliance: Die Verarbeitung von Plan- und Aufgabendaten erfolgt gemäß der DSGVO und anderen relevanten Datenschutzanforderungen

• Aufgabendaten: Aufgaben verbleiben in Microsoft Planner und Microsoft To Do. Der Agent liest sie auf Anfrage und speichert keine eigene Kopie

• Audit-Protokollierung: Alle Aktivitäten des MS Planner Agent werden zu Compliance- und Berichtszwecken protokolliert

• Sicherheit bei gleichzeitigen Änderungen: Änderungen werden durch Microsofts Standardprüfungen für gleichzeitige Änderungen abgesichert, sodass eine gleichzeitige Bearbeitung in Planner niemals stillschweigend überschrieben wird

Zugriffssteuerung

• Berechtigungen des Benutzers: Der Agent übernimmt die Planner-Berechtigungen des authentifizierten Benutzers, die sich nach der Microsoft-365-Gruppenmitgliedschaft richten

• Genehmigungsschranken: Alle zehn Schreibwerkzeuge erfordern standardmäßig die Genehmigung des Benutzers, zusätzlich zum eigenen Workflow des Agenten zum Bestätigen vor dem Schreiben

• Gruppenbereich: Group.Read.All ermöglicht es dem Agenten zu sehen, welchen Gruppen ein Benutzer angehört. Es gewährt dem Agenten nicht die Fähigkeit, Gruppen oder deren Mitgliedschaft zu ändern

Warum der Agent keine Kommentare posten kann. Planner hat keinen eigenen Kommentar-Endpunkt. Die Kommentare einer Aufgabe sind ein Konversationsthread in der Microsoft-365-Gruppe des Plans, sodass das Lesen davon durch die Gruppen-Lese-Berechtigung abgedeckt ist, die Sie bereits gewähren.

Das Veröffentlichen eines Kommentars würde Schreibzugriff auf Gruppenkonversationen erfordern, was auch Schreibzugriff auf Gruppen-E-Mails und Mitgliedschaften mit sich bringt. Das ist eine viel umfassendere Berechtigung, als für die Aufgabenverwaltung nötig ist, deshalb wurde sie bewusst weggelassen. Der Agent informiert den Benutzer und bietet stattdessen an, die Notiz in der Aufgabenbeschreibung zu speichern.

Wenn Ihre Organisation möchte, dass der Agent Kommentare postet, sprechen Sie dies mit Ihrem Blockbrain-Kontakt an, damit die weitergehende Berechtigung eine bewusste Entscheidung bleibt.

Nächste Schritte

Nach erfolgreicher Konfiguration des MS Planner Agent:

• Tool-Berechtigungen: Überprüfen Sie die Berechtigungsstufen der zehn Schreibwerkzeuge und insbesondere der beiden Löschwerkzeuge

• Benutzerschulung: Zeigen Sie den Benutzern den Workflow zum Bestätigen vor dem Schreiben und den Unterschied zwischen Planaufgaben und persönlichen Aufgaben

• Gruppenmitgliedschaft: Stellen Sie sicher, dass die Benutzer, die einen Plan benötigen, Mitglieder der Gruppe sind, der er gehört, da dies den Zugriff regelt

Support und Ressourcen

Für Unterstützung bei der Konfiguration des MS Planner Agent:

• Blockbrain-Support: Wenden Sie sich für hilfespezifische Unterstützung an Ihren Customer Success Manager

• Microsoft-Dokumentation: Verwenden Sie die Microsoft-Entra-ID-Dokumentation für Details zu delegierten Berechtigungen und Zustimmungen

• Azure-AD-Problembehandlung: Verwenden Sie die Anmeldeprotokolle von Microsoft Entra ID für die Authentifizierungsdiagnose