> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.blockbrain.ai/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.blockbrain.ai/de/for-users/add-ins/outlook-add-in-kurzer-rundgang.md). # Outlook-Add-in – Kurzer Rundgang Ein Rundgang durch das Outlook-Add-in: Meeting-Zusammenfassungen, Antwortentwürfe mit Tonfallprüfung, Unterhaltungszusammenfassungen, Kalender- und Postfachaktionen, Modellauswahl und Chatverlauf. ## Übersicht Das Blockbrain Outlook-Add-in bringt Ihren KI-Arbeitsbereich in Microsoft Outlook. Wenn eine Nachricht oder ein Meeting geöffnet ist, können Sie nach einer **Kurzinfo vor einem Meeting fragen, einen langen Thread zusammenfassen, direkt in den Outlook-Entwurf eine Antwort verfassen, den Ton vor dem Senden prüfen, in einer anderen Sprache antworten und den Assistenten auf Ihren Kalender und Ihr Postfach einwirken lassen** — alles, ohne Outlook zu verlassen. Dieser Leitfaden behandelt die Funktionen, die in der aktuellen Version sichtbar sind: Meeting-Kurzinfos, Zusammenfassen und Entwerfen, Tonprüfung und Sprache, Kalender- und Postfachaktionen mit einer Genehmigungskarte, die Auswahl von KI-Modellen und Bots sowie das Durchsuchen Ihres Chatverlaufs. ## Was das Add-in kann {% columns %} {% column %} **Den Überblick über Ihren Posteingang behalten** {% embed url="" %} {% endcolumn %} {% column %} **Mit Zuversicht antworten und handeln** {% embed url="" %} {% endcolumn %} {% endcolumns %} Auf einen Blick können Sie mit dem Outlook-Add-in heute Folgendes tun: * **Meeting-Kurzinfos** – wer teilnimmt, wer tatsächlich zugesagt hat, die Thread-Historie hinter dem Meeting und was beim letzten Mal entschieden wurde. * **Eine Antwort in den Outlook-Entwurf schreiben** – der Assistent schreibt die Antwort direkt in einen Outlook-Entwurf, den Sie überprüfen und senden können; der zuverlässigste Weg, Text in Outlook einzufügen. * **Ton vor dem Senden prüfen** – kennzeichnet knappe, unklare oder anklagende Formulierungen und schlägt eine brauchbare Alternative vor. * **In einer anderen Sprache mit dem richtigen formellen Register antworten** – Sie/du, usted/tú, wobei Produktterminologie auf Englisch belassen wird. * **Die offene Nachricht oder den offenen Thread zusammenfassen** – die wichtigsten Punkte, offene Fragen und wer auf wen wartet. * **Zusammenfassen über Sprachgrenzen hinweg** – gemischte deutsch/englische oder spanisch/englische Threads werden in Ihrer Sprache zusammengefasst, wobei die Terminologie erhalten bleibt. * **Eine Woche um eine Frist herum neu aufbauen** – schützt Ihre Fokusblöcke, schlägt vor, was verschoben werden sollte, und nimmt die Änderungen vor, statt nur zu beraten. * **Kalenderaktionen** – Ereignisse lesen, Frei/Gebucht prüfen, Ereignisse erstellen, aktualisieren und löschen sowie Teams-Besprechungen erstellen. * **Postfachaktionen** – Ordner erstellen, Kategorien anwenden, Markierungen setzen und den Nachrichtenstatus ändern, alles hinter einer Genehmigungskarte. * **Bot- und Modellauswahl** – LLMs und Assistenten direkt vom Bereich aus wechseln. * **Chatverlauf** – frühere Unterhaltungen sind über das Add-in erreichbar. * **Bereitstellung** – zentral von der IT über einen Manifest-Link im Microsoft 365 Admin Center → Integrierte Apps installiert. ## Was Sie benötigen * Microsoft Outlook für Microsoft 365 (neues Outlook, klassischer Desktop oder Web), angemeldet mit Ihrem Arbeitskonto. * Das Blockbrain for Microsoft 365 Add-in installiert und der Benutzer angemeldet. * Eine Nachricht oder ein Kalendereintrag ist in Outlook geöffnet, an dem Sie mit der KI arbeiten möchten. ## 1. Das Add-in öffnen Sobald das Add-in installiert ist, öffnen Sie eine beliebige Nachricht in Outlook. Öffnen Sie im Nachrichtenkopf das Menü Weitere Aktionen (…) und wählen Sie Blockbrain — oder wählen Sie im Menüband Apps → Blockbrain. Der Blockbrain-Bereich öffnet sich auf der rechten Seite des Outlook-Fensters und bleibt mit der Nachricht oder dem Meeting synchron, das Sie gerade geöffnet haben.
Der Bereich kann geöffnet bleiben, während Sie zwischen Nachrichten, Ordnern und Ihrem Kalender wechseln. Verwenden Sie das Stecknadel-Symbol im Bereichskopf, wenn er geöffnet bleiben soll, während Sie von einer Nachricht zur nächsten wechseln. ## 2. Alle Aktionen über das Seitenpanel des Add-ins starten Der Bereich rechts ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alles, was das Add-in tut. Von hier aus können Sie über die offene Nachricht chatten, nach einer Zusammenfassung oder einer Meeting-Kurzinfo fragen, einen Antwortentwurf anfordern, Wissensquellen über das +-Menü anhängen, Bots und Modelle wechseln und Ihren Chatverlauf öffnen. Aktionen, die Ihren Kalender oder Ihr Postfach ändern, werden vorab in demselben Bereich als Genehmigungskarte angezeigt.
## 3. Eine Nachricht oder einen Thread zusammenfassen Öffnen Sie eine Nachricht und bitten Sie den Assistenten, sie zusammenzufassen (z. B. „Fassen Sie diesen Thread zusammen“ oder „Was ist hier noch offen?“). Der Assistent liest die offene Nachricht zusammen mit ihrem Gesprächsverlauf und gibt die wichtigsten Punkte, die offenen Fragen und wer auf wen wartet zurück — so können Sie einen langen Thread in Sekunden aufholen. ### 3.1 Zusammenfassungen über Sprachgrenzen hinweg Threads, die mehrere Sprachen mischen (zum Beispiel Deutsch und Englisch oder Spanisch und Englisch), werden in der Sprache zusammengefasst, in der Sie Ihre Eingabe schreiben. Produktnamen und technische Terminologie bleiben wie geschrieben erhalten, damit nichts in der Übersetzung verloren geht.
## 4. Eine Antwort verfassen ### 4.1 Einen Entwurf anfordern Wenn eine Nachricht geöffnet ist, teilen Sie dem Assistenten mit, was Sie sagen möchten (z. B. „Antworten Sie, dass wir bis Freitag liefern können, aber zuerst die unterschriebene Bestellung benötigen“). Der Assistent entwirft die Antwort im Bereich auf Grundlage des Inhalts und Tons der Nachricht, auf die Sie antworten. ### 4.2 In den Outlook-Entwurf einfügen Bitten Sie den Assistenten, die Antwort in Outlook zu entwerfen, und der Text wird direkt in einen Outlook-Antwortentwurf an den Absender geschrieben. Danach vervollständigen und senden Sie ihn wie gewohnt. Es wird nichts automatisch gesendet — Sie prüfen den Entwurf in Outlook immer zuerst.
### 4.3 Ton vor dem Senden prüfen Bevor Sie senden, bitten Sie den Assistenten, den Ton Ihres Entwurfs zu prüfen. Er kennzeichnet Formulierungen, die knapp, unklar oder anklagend wirken, und bietet eine brauchbare Alternative an, die Sie unverändert übernehmen können. ### 4.4 In einer anderen Sprache antworten Bitten Sie um die Antwort in der Sprache des Empfängers. Der Assistent wählt das richtige formelle Register (Sie/du, usted/tú) für die Beziehung und belässt Produktterminologie auf Englisch.
## 5. Meeting-Kurzinfos Öffnen Sie eine Meeting-Einladung oder fragen Sie einfach nach einem bevorstehenden Meeting (z. B. „Geben Sie mir eine Kurzinfo für den morgigen Steering-Call“). Der Assistent stellt zusammen, wer teilnimmt und wer tatsächlich zugesagt hat, die E-Mail-Thread-Historie hinter dem Meeting und was beim letzten Mal entschieden wurde — als kurze Zusammenfassung, die Sie im Bereich lesen können, bevor Sie teilnehmen.
## 6. Kalenderaktionen Der Assistent kann Ihre Termine lesen, Frei/Gebucht-Zeiten prüfen und Termine erstellen, aktualisieren und löschen — einschließlich Teams-Besprechungen mit Besprechungslink. Fragen Sie in einfacher Sprache, zum Beispiel „Verschiebe mein 1:1 mit Anna auf Donnerstagnachmittag und mache daraus eine Teams-Besprechung“ oder „Finde nächste Woche 45 Minuten für uns drei“. ### 6.1 Eine Woche um eine Frist herum neu aufbauen Sagen Sie dem Assistenten eine Frist (z. B. „Ich brauche Donnerstag und Freitag frei, um das Angebot fertigzustellen“). Er sieht sich Ihre Woche an, schützt Ihre Fokusblöcke, schlägt vor, was und wohin verschoben werden sollte — und sobald Sie zustimmen, nimmt er die Änderungen vor, statt nur zu beraten. ### 6.2 Die Genehmigungskarte Jede Aktion, die etwas verändert — eine Kalender- oder Postfachänderung und auch eine Antwort, die der Assistent in einen Outlook-Entwurf schreibt — wird zuerst als Genehmigungskarte angezeigt: eine Zusammenfassung dessen, was getan wird und wer davon betroffen ist. Nichts passiert, bis Sie **Zulassen**. **Ablehnen** diesen Schritt beendet, und **Alles in diesem Chat zulassen** die Nachfrage für den Rest der Unterhaltung beendet. Wenn Sie die Karte unbeantwortet lassen, gilt sie als abgelehnt.
## 7. Postfachaktionen Über das Lesen Ihrer E-Mails hinaus kann der Assistent Ordner erstellen, Kategorien anwenden, Markierungen setzen und den Status von Nachrichten in gelesen/ungelesen ändern. Zum Beispiel: „Erstellen Sie einen Ordner ‚Tender 2026‘ und verschieben Sie diesen Thread dorthin“ oder „Kennzeichnen Sie alles vom Kunden, das noch unbeantwortet ist“. Wie bei Kalenderaktionen wird jede Änderung vor der Anwendung auf einer Genehmigungskarte angezeigt. ## 8. Ein KI-Modell und einen Bot auswählen Verschiedene Aufgaben eignen sich für unterschiedliche Modelle. Die Auswahl oben im Bereich listet alle Modelle auf, die für die Verwendung mit dem ausgewählten Bot freigegeben wurden, und Sie können von dort aus zu jedem der freigegebenen Bots auf Ihrem System wechseln. **Tipp:** Wählen Sie für schnelle Zusammenfassungen und kurze Antworten ein schnelles, leichtgewichtiges Modell (Haiku, Flash) und für Meeting-Kurzinfos, lange Threads oder Kalenderplanung ein leistungsfähigeres Modell (Opus, Sonnet, GPT 5). Smart Routing ist eine gute Standardoption, wenn Sie unsicher sind. Öffnen Sie die Auswahl, um alle freigegebenen LLMs zu sehen (Registerkarte LLM) oder wechseln Sie zu einem Agenten (Registerkarte Agent). Der Auto Router wählt für jede Anfrage automatisch ein geeignetes Modell aus.
## 9. Chatverlauf Öffnen Sie den Chatverlauf im Bereich, um Ihre früheren Unterhaltungen mit Blockbrain zu sehen — sowohl die, die von einer Nachricht aus gestartet wurden, als auch allgemeine Chats. Wenn Sie einen Eintrag auswählen, wird diese Unterhaltung zusammen mit der aktuell geöffneten Nachricht erneut geöffnet. Verwenden Sie Neuer Chat, um einen neuen Thread zu starten, und das Suchfeld, um einen früheren Chat per Stichwort zu finden.
## 10. Empfohlene Arbeitsmuster #### Vor einem Meeting Bitten Sie zehn Minuten vor Ihrem Beitritt um eine Kurzinfo. Sie erhalten das Teilnehmerbild, die Historie und die letzten Entscheidungen an einem Ort, statt im Thread zurückzuscrollen. #### Den Posteingang bearbeiten Fassen Sie zuerst lange Threads zusammen, fragen Sie dann nach einem Antwortentwurf und lassen Sie den Assistenten ihn in den Outlook-Entwurf einfügen. Führen Sie vor dem Senden einen Toncheck für alles Sensible durch. #### Die Woche planen Sagen Sie dem Assistenten, welche Fristen Sie haben, und lassen Sie sich eine neu aufgebaute Woche vorschlagen. Prüfen Sie die Genehmigungskarte, passen Sie an, womit Sie nicht einverstanden sind, und bestätigen Sie den Rest in einem Schritt. ## Fehlerbehebung und Tipps * **Bereich nicht sichtbar:** Öffnen Sie eine Nachricht und wählen Sie in der Symbolleiste Apps → Blockbrain for Microsoft 365. Wenn das Add-in nicht aufgeführt ist, wurde es Ihrem Konto noch nicht bereitgestellt — bitten Sie die IT, es über das Microsoft 365 Admin Center → Integrierte Apps zu installieren. * **Entwurf wurde nicht im Outlook angezeigt:** Stellen Sie sicher, dass eine Nachricht (kein Kalendereintrag) im Lesebereich geöffnet ist, und fragen Sie dann erneut. In klassischem Outlook öffnet sich der Entwurf in einem separaten Fenster. * **Kalender- oder Postfachänderung nicht angewendet:** Prüfen Sie die Genehmigungskarte im Bereich — Änderungen werden erst vorgenommen, nachdem Sie bestätigt haben. Wenn die Karte abgelehnt wurde oder abgelaufen ist, fordern Sie die Aktion erneut an. * **Keine Modellantwort:** Prüfen Sie die Modellauswahl — wenn ein Modell rate-limited ist, wechseln Sie zu einem anderen oder wählen Sie Smart Routing. * **Chat verloren:** Verwenden Sie das Suchfeld im Chatverlauf, um einen früheren Chat anhand eines Stichworts aus seinem Titel oder Inhalt aufzurufen. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://docs.blockbrain.ai/de/for-users/add-ins/outlook-add-in-kurzer-rundgang.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.