SharePoint-Agent

Verbinden Sie den SharePoint-Agenten, um direkt über den KI-Assistenten von Blockbrain auf Ihre Dateien, Dokumente und SharePoint-Websites zuzugreifen

Was können Sie tun?

Sobald verbunden, ermöglicht Ihnen der SharePoint Agent:

• Dateien finden: Suchen Sie nach Dokumenten in all Ihren SharePoint-Websites

• Dokumente lesen: Stellen Sie Fragen zu bestimmten Dateien

• Websites durchsuchen: Navigieren Sie durch Ihre SharePoint-Struktur

• Inhalte analysieren: Erhalten Sie Zusammenfassungen und Einblicke aus Ihren Dokumenten

Schnelle Einrichtung

Schritt 1: SharePoint Agent auswählen

1. Klicken Sie in einer beliebigen Blockbrain-Konversation auf das KI-Modell-Auswahl Dropdown-Menü

2. Klicken Sie auf „Detaillierte Liste der KI-Modelle anzeigen“

3. Suchen Sie und klicken Sie auf „SharePoint Agent“

4. Suchen Sie nach „Konfigurieren“ in der Spalte Status

Schritt 2: Mit SharePoint verbinden

1. Klicken Sie auf „Konfigurieren“

2. Klicken Sie auf die „Verbinden“ Schaltfläche

3. Melden Sie sich bei Aufforderung mit Ihrem Microsoft-365-Konto an

4. Klicken Sie auf „Akzeptieren“ um Blockbrain den Zugriff auf Ihre SharePoint-Dateien zu erlauben

Schritt 3: SharePoint verwenden

Das war’s! Sie können Blockbrain jetzt nach Ihren SharePoint-Inhalten fragen.

Was Sie fragen können

Dateien finden

„Finde meine Präsentation über die Quartalsergebnisse“  
„Zeige mir alle Excel-Dateien aus dem Marketing-Ordner“  
„Mit welchen Dokumenten habe ich letzte Woche gearbeitet?“  

Dokumente lesen

„Fasse den Bericht im Finanzordner zusammen“  
„Was sind die wichtigsten Punkte im Projektvorschlag?“  
„Extrahiere die Budgetzahlen aus der Tabelle“  

Websites durchsuchen

„Auf welche Websites habe ich Zugriff?“  
„Zeig mir, was sich auf der HR-Website befindet“  
„Liste alle Dateien im Team-Arbeitsbereich auf“  

So funktioniert es

Ihr Zugriff = Zugriff von Blockbrain

• Blockbrain kann nur Dateien sehen, die Sie sehen können

• Wenn Sie nicht auf eine SharePoint-Website zugreifen können, kann es Blockbrain auch nicht

• Ihre Berechtigungen bleiben genau gleich

Sicher und geschützt

• Ihre Dateien bleiben in SharePoint

• Blockbrain liest Ihre Dokumente, ändert sie aber nicht

• Jeder Zugriff wird in der Audit-Trail Ihres Unternehmens protokolliert

Beispieldialog

Sie: „Finde meine Vertragsschablone“

Blockbrain: „Ich habe mehrere Vertragsschablonen in Ihrem SharePoint gefunden:

• Standard-Servicevertrag.docx (in Rechtliche Vorlagen)

• NDA-Vorlage 2024.docx (in HR-Dokumente)

• Vorlage für Lieferantenvereinbarung.pdf (in Beschaffung)

Welche davon möchten Sie öffnen?“

Sie: „Öffne den Standard-Servicevertrag und fasse ihn zusammen“

Blockbrain: „Hier ist eine Zusammenfassung Ihres Standard-Servicevertrags:

• 12-seitiges Dokument, das die Bedingungen der Leistungserbringung abdeckt

• Enthält Zahlungspläne und Haftungsklauseln

• Zuletzt aktualisiert im März 2024

• Enthält Abschnitte zur Anpassung an die Bedürfnisse des Kunden...“

Tipps für bessere Ergebnisse

Seien Sie spezifisch

Falsch: „Finde meine Datei“ Richtig: „Finde meine Budget-Tabelle aus Q3 im Ordner kunden 2024“

Dateitypen verwenden

Falsch: „Zeig mir Dokumente“ Richtig: „Zeig mir alle PDF-Berichte vom letzten Monat“

Speicherorte angeben

Falsch: „Finde den Vorschlag“ Richtig: „Finde den Vorschlag auf der Website des Vertriebsteams“

Fehlerbehebung

„Ich kann meine Datei nicht finden“

• Prüfen Sie, ob Sie die Datei direkt in SharePoint sehen können

• Versuchen Sie es mit anderen Suchbegriffen

• Die Datei befindet sich möglicherweise auf einer Website, auf die Sie keinen Zugriff haben

„Zugriff verweigert“-Fehler

• Ihre SharePoint-Berechtigungen wurden möglicherweise geändert

• Kontaktieren Sie Ihr IT-Team, um Ihren Zugriff zu überprüfen

• Versuchen Sie, den Agenten erneut zu verbinden

„Keine SharePoint-Websites gefunden“

• Möglicherweise haben Sie keinen Zugriff auf SharePoint-Websites

• Erkundigen Sie sich bei Ihrem Administrator nach der SharePoint-Lizenzierung

• Vergewissern Sie sich, dass Sie mit dem richtigen Microsoft-Konto angemeldet sind

Datenschutz und Sicherheit

• Schreibgeschützter Zugriff: Blockbrain kann Ihre Dateien lesen, aber nicht bearbeiten, löschen oder teilen

• Ihre Berechtigungen: Der Zugriff ist auf das beschränkt, was Sie in SharePoint normalerweise sehen können

• Keine Speicherung: Blockbrain speichert keine Kopien Ihrer Dateien

Häufige Anwendungsfälle

Dokumentenrecherche

• Finden Sie schnell Informationen in mehreren Dokumenten

• Vergleichen Sie Inhalte zwischen verschiedenen Dateien

• Extrahieren Sie bestimmte Datenpunkte aus Berichten

Inhaltsanalyse

• Fassen Sie lange Dokumente zusammen

• Identifizieren Sie die wichtigsten Themen in Besprechungsnotizen

• Extrahieren Sie Aufgabenpunkte aus Projektdateien

Dateiorganisation

• Verstehen Sie, auf welche Dateien Sie Zugriff haben

• Finden Sie Duplikate oder verwandte Dokumente

• Lokalisieren Sie Dateien anhand des Inhalts statt des Dateinamens

Nächste Schritte

Möchten Sie weitere Dienste verbinden? Probieren Sie die Agent für Knowledge Management um über Blockbrain auf Ihre Dateien, Dokumente und Wissensdatenbanken zuzugreifen.