Outlook-Agent

Übersicht

• E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte aus Outlook über Blockbrain suchen und abrufen

• E-Mails direkt in Blockbrain senden, lesen und verwalten

• Auf Kalendertermine und Besprechungsdetails zugreifen und diese aktualisieren

• E-Mail- oder Kalenderinhalte für Berichte oder KI-Analysen extrahieren und zusammenfassen

• E-Mail- und Kalender-Workflows mithilfe von Outlook-Daten automatisieren

Voraussetzungen

• Schließe die allgemeinen Einrichtungsschritte von der Hauptseite der AI Agents

• Sicherstellen, dass Benutzer aktive Microsoft-365- oder Exchange-Online-Postfächer haben

• Die passende Microsoft-365-Lizenzierung für Outlook und zugehörige Dienste überprüfen

Konfiguration der Azure-App-Registrierung

Erforderliche API-Berechtigungen

Fügen Sie Ihrer App-Registrierung die folgenden Microsoft-Graph-Berechtigungen hinzu:

Schritte zur Berechtigungskonfiguration

1. Gehen Sie in Ihrer Azure-App-Registrierung zu API-Berechtigungen

2. Klicken Sie auf „Berechtigung hinzufügen“ > Microsoft Graph > Delegierte Berechtigungen

3. Suchen und wählen Sie jede erforderliche Berechtigung aus

4. Klicken Sie auf „Berechtigungen hinzufügen“

5. Klicken Sie auf „Admin-Zustimmung erteilen“ (empfohlen für organisationsweite Bereitstellung)

Outlook-Agent-Konfiguration in Blockbrain

App-Registrierung in Azure

Umleitungs-URL: WEB https://nango.theblockbrain.ai/oauth/callback

• Berechtigungen (im App)

  • offline_access

  • User.Read

  • Mail.Send

  • Mail.ReadWrite

  • Calendars.ReadWrite

  • Tasks.ReadWrite

  • People.Read

  • Calendars.Read.Shared

• Zusätzliche Konfiguration

  • Mandant „xyz“ (ID aus der App-Registrierung)

Alternativ können wir die Standardeinstellung verwenden .default (verwendet alle in der App gesetzten Berechtigungen) (Wenn Admin-Zustimmung gesetzt wurde, werden die in Azure festgelegten Werte verwendet)

Konfigurationsschritte

1. Agenteneinstellungen aufrufen:

   • Navigieren Sie zu Ihrem Blockbrain-Admin-Panel

   • Gehen Sie zu Agents > Outlook Agent

   • Klicken Sie auf „Konfigurieren“

2. Azure-Anmeldedaten eingeben:

   • Client-ID: Geben Sie die Anwendungs-ID aus Ihrer Azure-App-Registrierung ein

   • Client-Secret: Fügen Sie das von Ihnen generierte Client-Secret ein (verwenden Sie das Augensymbol, um die Sichtbarkeit umzuschalten)

   • Mandant: Geben Sie Ihre Azure-Mandanten-ID ein

3. OAuth-Bereiche konfigurieren:

   • Fügen Sie jeden erforderlichen Bereich einzeln mit der „Hinzufügen“ Schaltfläche hinzu, wie erwähnt hier

   • Jeder Scope wird als entfernbares Tag mit visuellen Hinweisen angezeigt

   • Verwenden Sie das „X“ Schaltfläche, um falsche Scopes zu entfernen

4. Zusätzliche Konfiguration (Optional):

   • Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Schlüssel-Wert-Paare für spezifische organisatorische Anforderungen

   • Beliebige spezialisierte Regeln für die E-Mail-Verarbeitung einrichten

5. Konfiguration speichern:

   • Klicken Sie auf „Speichern“ um alle Einstellungen zu übernehmen

   • Warten Sie auf die Bestätigungsmeldung

Alternative: Konfiguration der Admin-Zustimmung

Für eine optimierte Bereitstellung mit vorab genehmigten Berechtigungen:

1. Erteilen Sie in Azure die Admin-Zustimmung für alle erforderlichen Microsoft-Graph-Berechtigungen

2. In der Blockbrain-Konfiguration verwenden Sie .default Bereich anstelle einzelner Bereiche

3. Dieser Ansatz vereinfacht das Onboarding von Benutzern, da einzelne Zustimmungsabfragen entfallen

Den Outlook-Agenten testen

Überprüfungsschritte

1. Authentifizierungstest:

   • Verwenden Sie das integrierte Verbindungstest-Tool von Blockbrain

   • Erfolgreichen OAuth-Flow mit Microsoft Graph überprüfen

2. E-Mail-Funktionalität:

   • Das Senden einer E-Mail über den Agenten testen

   • Die Funktionen zum Lesen und Suchen von E-Mails überprüfen

   • Den Zugriff auf E-Mail-Ordner prüfen

3. Kalenderintegration:

   • Einen Testkalendereintrag erstellen

   • Die Berechtigungen zum Lesen des Kalenders überprüfen

   • Die Möglichkeiten zur Änderung von Terminen testen

4. Aufgabenverwaltung:

   • Eine Testaufgabe erstellen und ändern

   • Den Zugriff auf die Aufgabenliste überprüfen

   • Die Workflows zum Abschließen von Aufgaben prüfen

Häufige Anwendungsfälle für die Outlook-Integration

E-Mail-Verwaltung

• Automatisierte Antworten: KI-gestützte E-Mail-Antworten und Entwürfe

• E-Mail-Analyse: Inhaltsanalyse und Stimmerkennung

• Suche & Abruf: Bestimmte E-Mails anhand von Inhalt oder Metadaten finden

Kalenderintegration

• Besprechungsplanung: KI-gestützte Koordination von Besprechungen

• Terminerstellung: Automatische Erstellung von Kalendereinträgen

• Zeitplananalyse: Analyse und Optimierung von Besprechungsmustern

Aufgabenautomatisierung

• Aufgabenerstellung: E-Mails oder Konversationen in umsetzbare Aufgaben umwandeln

• Fortschrittsverfolgung: Aufgabenabschluss und Fristen überwachen

• Workflow-Integration: Aufgaben mit anderen Geschäftsprozessen verbinden

Fehlerbehebung

Authentifizierungsprobleme

Problem: OAuth-Authentifizierungsfehler

• Lösung: Überprüfen Sie, ob die Umleitungs-URL exakt https://nango.theblockbrain.ai/oauth/callback

• Prüfen Sie: Stellen Sie sicher, dass die Admin-Zustimmung für alle erforderlichen Berechtigungen erteilt wurde

• Überprüfen: Das Client-Geheimnis ist nicht abgelaufen und korrekt eingegeben

Fehler bei E-Mail-Berechtigungen

Problem: E-Mails können nicht gesendet oder gelesen werden

• Lösung: Bestätigen Mail.Send und Mail.ReadWrite Berechtigungen sind erteilt

• Prüfen Sie: Überprüfen Sie, ob der Benutzer ein aktives Exchange-Online-Postfach hat

• Validieren: Testen Sie mit einem anderen Benutzerkonto, um Berechtigungsprobleme einzugrenzen

Probleme beim Kalenderzugriff

Problem: Kalendertermine sind nicht zugänglich

• Lösung: Stellen Sie sicher Calendars.ReadWrite dass die Berechtigung korrekt konfiguriert ist

• Prüfen Sie: Überprüfen Sie, ob der Benutzer in seinem Microsoft-365-Konto Zugriff auf den Kalender hat

• Testen: Versuchen Sie, auf einen freigegebenen Kalender zuzugreifen, um die Delegierungsberechtigungen zu bestätigen

Probleme bei der Scopes-Konfiguration

Problem: Berechtigungen werden nicht gespeichert oder erkannt

• Lösung: Fügen Sie jede Berechtigung einzeln über die Benutzeroberfläche hinzu

• Prüfen Sie: Entfernen Sie doppelte oder fehlerhaft formatierte Berechtigungen

• Überprüfen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Berechtigungen in der Konfiguration vorhanden sind

Sicherheit und Compliance

Datenschutz

• E-Mail-Sicherheit: Alle E-Mail-Daten werden gemäß den Sicherheitsrichtlinien von Blockbrain verarbeitet

• Kalenderdatenschutz: Der Kalenderzugriff berücksichtigt die Datenschutzeinstellungen und Freigabeberechtigungen des Benutzers

• Vertraulichkeit von Aufgaben: Aufgabendaten werden mit angemessenen Vertraulichkeitsmaßnahmen verarbeitet

Compliance-Aspekte

• DSGVO-Konformität: Die Verarbeitung von E-Mail- und Kalenderdaten erfolgt gemäß den GDPR-Anforderungen

• Datenaufbewahrung: Konfigurieren Sie geeignete Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mail- und Kalenderdaten

• Audit-Logging: Alle Aktivitäten des Outlook-Agenten werden für Compliance-Berichte protokolliert

Zugriffskontrolle

• Benutzerberechtigungen: Der Agent übernimmt die Outlook-Berechtigungen des authentifizierten Benutzers

• Delegierung: Unterstützt Exchange-Delegierung und Zugriff auf freigegebene Postfächer

• Sicherheitsgruppen: Kann so konfiguriert werden, dass es mit Azure-AD-Sicherheitsgruppen funktioniert

Leistungsoptimierung

E-Mail-Verarbeitung

• Batch-Operationen: Batch-Verarbeitung für große E-Mail-Operationen konfigurieren

• Ratenbegrenzung: Die Ratenlimits der Microsoft Graph API einhalten

• Caching: Geeignetes Caching für häufig abgerufene Daten implementieren

Kalendereffizienz

• Synchronisierungshäufigkeit: Optimale Synchronisierungsintervalle für den Kalender konfigurieren

• Ereignisfilterung: Filter einrichten, um nur relevante Kalendereinträge zu verarbeiten

• Zeitzonenbehandlung: Eine korrekte Zeitzonenkonfiguration für globale Organisationen sicherstellen

Nächste Schritte

Nach erfolgreicher Konfiguration des Outlook-Agenten:

• Benutzerschulung: Schulungen zu KI-Funktionen für E-Mail und Kalender anbieten

• Integrations-Setup: Integration in bestehende Geschäftsworkflows konfigurieren

• Überwachung: Überwachung der Leistung und Nutzung des Agenten einrichten

• SharePoint-Integration: Erwägen Sie, SharePoint-Agent für eine umfassende Microsoft-365-Integration hinzuzufügen

Support und Ressourcen

Für Unterstützung bei der Konfiguration des Outlook-Agenten:

• Blockbrain Support: Wenden Sie sich für Hilfe zu bestimmten Funktionen an Ihren Customer Success Manager

• Microsoft-Dokumentation: Nutzen Sie die Microsoft-Graph-API-Dokumentation für detaillierte Informationen zu Berechtigungen

• Azure-AD-Fehlerbehebung: Verwenden Sie die Azure-AD-Anmeldeprotokolle für die Authentifizierungsdiagnose