Leitfaden zum SharePoint-Datenzugriff in Blockbrain
Leitfaden für Blockbrain-Nutzer zur Auswahl zwischen delegiertem SharePoint-Zugriff (Agent) und Knowledge-Management-Indizierung (EPL-Pipeline)
Wenn SharePoint mit Blockbrain integriert wird, können Nutzer zwischen zwei Hauptansätzen wählen:
A. Wissensmanagement-Indexierung (EPL-Pipeline)
B. Delegierter SharePoint-Zugriff über den Agenten
Dieser Leitfaden erklärt, wann welche Methode zu verwenden ist, zeigt ihre Vor- und Nachteile und bietet praktische Anwendungsfälle.
Datenvolumen
Klein/Mittel oder selektiv
Groß
Kosten
Höher (bei großen Datenmengen)
Niedriger (selektiver Zugriff)
Antwortqualität
Hoch (Blockbrain steuert Suche/Indexierung)
Begrenzt (abhängig von der MS Graph API)
Suche/Analytik
Vollständig
Begrenzt
Anwendungsfall
Umfassendes KM, selektiv
Selektiv, kostensensitiv, agentisch
Multi-Tool-Workflows
Nein
Ja
Kontrolle der Suche
Blockbrain
SharePoint (Microsoft Graph API)
Entscheidungskriterien
A. Wissensmanagement-Indexierung (EPL-Pipeline)
Wann verwenden:
Sie benötigen hochwertige, umfassende Suche und Antworten über Ihre ausgewählten/spezifischen SharePoint-Ordner oder -Dateien hinweg.
Ihr SharePoint-Datenvolumen ist überschaubar (nicht extrem groß).
Sie möchten spezifische Dokumente/Ordner indexieren für erweiterte Funktionen des Wissensmanagements.
So funktioniert es:
Die Plattform startet eine ETL-Pipeline, um ausgewählte SharePoint-Daten zu indexieren (nicht den gesamten SharePoint).
Die Daten laufen durch Blockbrains Pipeline zur Wissensextraktion und Indexierung.
Blockbrain steuert die Such- und Abrufabfragen auf seinem eigenen Index und ermöglicht so eine erweiterte und anpassbare Suche.
Vorteile:
Beste Antwortqualität und bestes Sucherlebnis.
Der vollständige Inhalt der indexierten Dateien ist verfügbar.
Ermöglicht erweiterte Analysen und Wissensentdeckung.
Selektive Indexierung: Sie können nur die Ordner/Dateien auswählen, die Sie benötigen.
Nachteile:
Hohe Kosten bei großen Datenmengen (Gigabyte/Terabyte).
Das Indexieren großer SharePoint-Sites oder vieler Ordner kann Kostenanstiege.
Nicht für sehr große Datensätze geeignet.
B. Delegierter SharePoint-Zugriff über den Agenten
Wann verwenden:
Ihr SharePoint enthält große Datenmengen (viele GB oder TB).
Sie möchten Kosten begrenzen indem Sie nur bestimmte Dateien oder Ordner verbinden.
Sie benötigen Zugriff bei Bedarf auf ausgewählte SharePoint-Inhalte.
Sie möchten den SharePoint-Zugriff mit anderen agentischen Aktionen kombinieren (z. B. E-Mails entwerfen, CRM abgleichen, Diagramme erstellen).
So funktioniert es:
Der Agent verbindet sich mit SharePoint mit delegiertem Zugriff.
Sie wählen Sie aus, welche Dateien/Ordner verbunden werden sollen — keine Indexierung oder Datenextraktion auf unserer Plattform.
Extraktion, Indexierung und Suche werden von SharePoint (Microsoft Graph API) gesteuert, nicht von Blockbrain.
Agentische Tools können SharePoint-Aktionen mit anderen Workflows kombinieren.
Vorteile:
Kosteneffizient für große Datensätze.
Flexibel — verbinden Sie nur das, was Sie benötigen.
Vermeidet unnötige Indexierungs- und Speicherkosten.
Kann den SharePoint-Zugriff mit anderen Tools kombinieren (z. B. E-Mail-Entwürfe, CRM-Prüfungen, Diagrammerstellung).
Nachteile:
Die Antwortqualität und die Suchfunktionen sind durch die Microsoft Graph API begrenzt (nicht durch unsere Plattform). Hinweis: Wir können die von der API bereitgestellte Suchqualität nicht beeinflussen. Für die meisten Anwendungsfälle ist dies ausreichend.
Nicht alle Inhalte sind für KI-gestützte Einblicke verfügbar.
Derzeit unterstützt es keine SharePoint-Suchordner.
Weitere Informationen zum SharePoint-Zugriff über den Agenten: SharePoint-Agent.
Anwendungsfälle
Anwendungsfall 1: Kleine/mittlere SharePoint-Site
Szenario: Ein Team möchte Projektdokumente suchen und analysieren (einige GB).
Empfehlung: Verwenden Sie Wissensmanagement-Indexierung für beste Ergebnisse.
Anwendungsfall 2: Großer SharePoint im Unternehmen
Szenario: Eine Organisation hat mehrere TB archivierter Daten, benötigt aber nur Zugriff auf aktuelle Projektdateien.
Empfehlung:
Verwenden Sie Selektive Indexierung um nur die erforderlichen Ordner über das Wissensmanagement zu indexieren, wenn eine erweiterte Suche erforderlich ist.
Alternativ verwenden Sie Delegierter SharePoint-Zugriff über den Agenten für bedarfsorientierten, kosteneffizienten Zugriff.
Anwendungsfall 3: Kostenkritisches Projekt
Szenario: Eine Abteilung hat ein knappes Budget und benötigt für ein kurzfristiges Projekt nur Zugriff auf wenige Dateien.
Empfehlung: Verwenden Sie Delegierter Zugriff um unnötige Indexierungskosten zu vermeiden.
Anwendungsfall 4: Funktionsübergreifende Tool-Nutzung
Szenario: Ein Nutzer muss eine Datei aus SharePoint lesen, eine E-Mail mit ihrem Inhalt entwerfen und Informationen in einem CRM abgleichen.
Empfehlung: Verwenden Sie Delegierter SharePoint-Zugriff über den Agenten um Multi-Tool-Workflows zu ermöglichen.
Empfehlungen
Für beste Antwortqualität und vollständiges Wissensmanagement:
Verwenden Sie Wissensmanagement-Indexierung (EPL-Pipeline) für kleine bis mittlere Datenmengen oder indexieren Sie selektiv nur die Ordner, die Sie benötigen.
Für große Datensätze, Kostenkontrolle oder agentische Workflows:
Verwenden Sie Delegierter SharePoint-Zugriff über den Agenten um nur das zu verbinden, was Sie benötigen, und mit anderen Tools zu kombinieren.
Tipp: Bewerten Sie stets Ihr Datenvolumen, Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihre Workflow-Anforderungen, bevor Sie die Integrationsmethode wählen.
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