Alles über Wissensmanagement
Diese Seite deckt alles ab, was Sie über Wissensmanagement in Blockbrain wissen müssen – von Wissensdatenbanken, Suche, Teilen und Konfiguration bis hin zu mehr.
Was ist eine Wissensdatenbank
Eine Wissensdatenbank (KB) ist eine durchsuchbare Sammlung von Dokumenten. Laden Sie Ihre Dateien hoch – PDFs, Word-Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder, ZIP-Archive und mehr – und Blockbrain verarbeitet sie so, dass KI-Agenten, Chat-Assistenten und Datenräume relevante Informationen daraus abrufen können.
Wenn Sie (oder ein KI-Agent) eine Frage stellen, liest Blockbrain die Rohdateien nicht erneut. Stattdessen durchsucht es die verarbeitete Wissensdatenbank und gibt die relevantesten Passagen, Tabellen und Bilder zurück – jeweils mit einer vollständigen Quellenangabe zum Quelldokument und zur Seitenzahl.
Grundeinstellungen
Typ der Wissensdatenbank
Ja
Standard oder Smart. Sie können den Typ später nicht ändern, wählen Sie ihn also gleich zu Beginn.
Name
Ja
Kennzeichnet die Wissensdatenbank in Listen und in Chat-Zitaten.
Beschreibung
Nein
Eine kurze Notiz über den Zweck der Wissensdatenbank. Sie hilft auch einem KI-Assistenten, der Zugriff auf viele Wissensdatenbanken hat, die richtige auszuwählen – sogar bevor Sie Dokumente hinzugefügt haben.
Quellentyp
Nein
So gelangen Dokumente hinein: Upload (Standard), SharePoint, oder API.
Sie wählen hier auch das Embedding-Modell aus, also das Modell, das Text in die für die Suche verwendeten Vektoren umwandelt. Jede Option zeigt eine kurze Beschreibung, und der Auswahldialog weist darauf hin, dass das Embedding-Modell bei der Erstellung festgelegt wird und später nicht geändert werden kann. Wählen Sie Datenbank erstellen um abzuschließen. Sie können den Namen, die Beschreibung und die meisten Einstellungen danach mit Datenbank aktualisierenändern, aber nicht den Typ oder das Embedding-Modell.
Woran kann eine Wissensdatenbank angehängt werden?
Unterhaltungen
Der KI-Assistent beantwortet Fragen auf Grundlage Ihrer Dokumente.
Datenräume
Alle Teilnehmer und Agenten im Raum nutzen dieselbe Wissensbasis.
Bots
Ein Bot hat beim Aufruf immer Zugriff auf einen bestimmten Satz Dokumente.
Eine Wissensdatenbank erstellen
Wo: Wissensmanagement Bereich → Meine Datenbanken → + Neue Datenbankquelle
Dokumente hochladen
Unterstützte Dateitypen
Dokumente
PDF, DOCX, DOC, PPTX, PPT, XLSX, XLS, ODT, ODS, ODP
Text
TXT, MD, HTML, RTF, CSV
Bilder
PNG, JPG, JPEG, GIF, TIFF, BMP, WEBP
Archive
ZIP (rekursiv extrahiert — jede darin enthaltene Datei wird separat verarbeitet)
Notebooks
IPYNB
OneNote
ONE
So laden Sie hoch
Öffnen Sie die Wissensdatenbank.
Klicken Sie auf Upload oder ziehen Sie Dateien in den Upload-Bereich.
Optional können Sie einen relativen Pfad (z. B.
reports/q1/analysis.pdf) angeben, um die Datei automatisch in eine Ordnerhierarchie einzuordnen. Noch nicht vorhandene Ordner werden für Sie erstellt.Die Datei wird sofort gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt im Hintergrund.
Große Dateien
Sie müssen sich keine Gedanken über eine Dateigröße machen. Kleine und mittelgroße Dateien werden in einem Rutsch hochgeladen, und größere Dateien (einschließlich eines großen ZIP-Exports, etwa eines gesamten Confluence-Bereichs) werden automatisch in Teilen hochgeladen und für Sie wieder zusammengesetzt. Der Fortschrittsbalken zeigt die gesamte Übertragung an, und beim Abbrechen eines großen Uploads werden die Teildaten bereinigt.
Ein ZIP hochladen
Wenn Sie ein ZIP hochladen, erscheint es sofort in der Liste als Verarbeitungselement, sodass Sie direktes Feedback erhalten. Das Archiv wird dann im Hintergrund entpackt, und jede darin enthaltene Datei wird einzeln verarbeitet. Die extrahierten Dateien erscheinen unter einem Ordner, der nach dem Archiv benannt ist (myfiles.zip wird zu einem myfiles Ordner), wobei die Ordnerstruktur beibehalten wird, die sich im ZIP befand. Sobald die Dateien extrahiert wurden, verschwindet der ursprüngliche ZIP-Platzhalter, da er faktisch zu diesem Ordner geworden ist.
Dateien, die nicht verarbeitet werden können (zum Beispiel eine passwortgeschützte PDF oder ein nicht unterstütztes Format), werden mit einer Fehlermeldung als fehlgeschlagen markiert, sodass nichts unbemerkt verschwindet. Auch ZIPs in ZIPs werden entpackt, und großzügige Sicherheitsgrenzen schützen vor zu großen Archiven. Wenn ein verschachteltes Archiv abgelehnt wird, weil es zu groß oder zu tief verschachtelt ist, erscheint es als fehlgeschlagener Eintrag, der erklärt, welche Grenze es überschritten hat.
Duplikaterkennung
Bevor die Verarbeitung beginnt, prüft Blockbrain, ob sich die Datei seit Ihrem letzten Upload verändert hat. Wenn nicht, wird die Datei übersprungen, sodass ein erneutes Hochladen derselben Datei keine Duplikate erzeugt. Das Hochladen einer geänderten Version aktualisiert das Dokument an Ort und Stelle. Um bei einer unveränderten Datei einen neuen Lauf zu erzwingen, löschen Sie das Dokument und laden Sie es erneut hoch.
Mit Ordnern organisieren
Mit Ordnern können Sie eine Wissensdatenbank wie ein Dateisystem strukturieren. In Blockbrain sind Ordner erstklassige Entitäten – sie haben ihre eigene Identität, KI-generierte Zusammenfassungen und können als Suchbereich verwendet werden.
Einen Ordner erstellen
Im KB-Browser: Klicken Sie auf Neuer Ordner und geben Sie einen Namen ein.
Beim Hochladen: Geben Sie einen relativen Pfad an wie
reports/q1/– Ordner werden automatisch erstellt, wenn sie nicht existieren.
Ordner umbenennen und verschieben
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner → Umbenennen oder Verschieben.
Alle Dokumente und Unterordner darin werden mitverschoben.
Mit dem Ordner verknüpfte Unterhaltungen, Datenräume und Bots funktionieren weiter — Anhänge verfolgen den Ordner über seine IDund nicht über den Pfad, sodass Umbenennen oder Verschieben sie nie unterbricht.
Ordner löschen
Beim Löschen eines Ordners werden alle Unterordner und Dokumente darin dauerhaft gelöscht. Gelöschte Dokumente werden aus der KB entfernt und können nicht mehr abgerufen werden.
Ordnerzusammenfassungen
Sobald die Dokumente in einem Ordner verarbeitet sind, erstellt Blockbrain eine Zusammenfassung des Ordnerinhalts. Die Zusammenfassung fasst sowohl die Dokumente direkt im Ordner als auch die Zusammenfassungen seiner Unterordnerzusammen, sodass ein Ordner alles widerspiegelt, was darin verschachtelt ist. Diese Zusammenfassung:
Erscheint im Browser als Beschreibung des Ordners.
Macht den Ordner konzeptuell auffindbar, auch für Inhalte in einem Unterordner.
Hilft einem KI-Assistenten zu entscheiden, welchem Ordner er den Vorzug geben soll (ein Ranking-Boost, niemals ein harter Filter, sodass nichts außerhalb des Ordners ausgeschlossen wird).
Das Verschieben eines Dokuments oder Ordners aktualisiert die Zusammenfassungen des Ordners, den es verlässt, und des Ordners, in dem es landet, sodass keine davon veraltet. Die Aktualisierung läuft unmittelbar nach dem Verschieben im Hintergrund.
Eine Datei oder einen Ordner nach Namen finden
Das Suchfeld oben im Browser findet Dokumente und Ordner nach Namen in der gesamten Wissensdatenbank, nicht nur im Ordner, in dem Sie sich befinden. Beginnen Sie zu tippen, und die Liste schränkt sich auf alle passenden Dateien und Ordner ein, wobei jeder seinen Standortanzeigt. Dies bezieht sich nur auf Namen. Das Abrufen des Textes in Ihren Dokumenten ist das, was KI-Antworten ermöglicht (siehe Wie Ihre Dokumente durchsucht werden).
Filtern
Mit zwei Filtern können Sie eine große Wissensdatenbank eingrenzen:
Quelle: woher eine Datei stammt. Werte: Upload, SharePoint, API, ZIP, Unbekannt / Altbestand.
Dateityp: eine grobe Kategorie. Werte: PDF, Tabellenkalkulation, Dokument, Bild, E-Mail, Video, Text, Code, Sonstiges.
Jeder Filter akzeptiert mehrere Werte, und beide lassen sich kombinieren (zum Beispiel werden bei SharePoint und PDF nur SharePoint-PDFs angezeigt). Während ein Filter aktiv ist, zeigt der Browser nur Dokumente an. Wenn nichts passt, sehen Sie "Keine Dokumente entsprechen diesen Filtern".
Ihre Wissensdatenbank durchsuchen
Der KB-Browser zeigt die vollständige Ordner- und Dateihierarchie an. Von hier aus können Sie:
Navigieren in Ordner.
Vorschau eines Dokuments anzeigen — den extrahierten Text und Metadaten ansehen.
Ingest-Status prüfen — jede Datei zeigt
bereit,wird verarbeitet,ausstehend, oderfehlgeschlagen.Strukturierte Tags anzeigen — wenn die KB strukturierte Metadaten extrahiert, werden die Werte pro Dokument angezeigt.
Löschen einzelner Dokumente.
Erneut versuchen fehlgeschlagene Dokumente
In einer Wissensdatenbank suchen
So suchen Sie
Öffnen Sie eine KB.
Klicken Sie auf den Suchen Tab.
Geben Sie eine Frage in natürlicher Sprache oder ein Stichwort ein.
Die Ergebnisse zeigen rangierte Passagen mit Quelldokument, Seitenzahl, Chunk-Text und einer Relevanzanzeige. Wenn aktiviert, wird auch eine kurze KI-generierte Zusammenfassung jeder Passage angezeigt.
Eine Wissensdatenbank an Unterhaltungen anhängen
Wenn Sie eine Wissensdatenbank an eine Unterhaltung anhängen, steht ihr Inhalt dort dem KI-Assistenten zur Verfügung. Wenn Sie eine Frage stellen, ruft der Assistent die relevantesten Passagen aus den angehängten Wissensdatenbanken ab und stützt seine Antwort darauf.
So hängen Sie sie an
Öffnen Sie eine Unterhaltung.
Öffnen Sie ihr Datenquellen Panel.
Verbinden Sie eine oder mehrere Wissensdatenbanken.
Optional auf einen bestimmten Ordner oder ein bestimmtes Dokument eingrenzen.
Die ursprüngliche Seite anzeigen
Wenn eine Antwort eine Passage aus einer PDFzitiert, öffnen Sie das Referenzdokumente Panel für diese Antwort und verwenden Sie Ursprüngliche Seite anzeigen. Blockbrain zeigt die Quellseite genau so an, wie sie im PDF erscheint, wobei die zitierte Passage hervorgehoben an Ort und Stelle angezeigt wird, sodass Sie die Antwort im ursprünglichen Kontext bestätigen können. Dies ist für PDF-Quellen verfügbar.
Trennen
Öffnen Sie das Datenquellen Panel in der Unterhaltung und trennen Sie die Wissensdatenbank. Ihr Unterhaltungsverlauf bleibt erhalten. Nur zukünftige Fragen verwenden diese Wissensdatenbank dann nicht mehr.
Eine Wissensdatenbank an Datenräume anhängen
Ein Datenraum ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich. Wenn Sie eine Wissensdatenbank an einen Datenraum anhängen, steht sie dort allen und jedem Agenten zur Verfügung.
Öffnen Sie den Datenraum, gehen Sie zu seinem Wissens Bereich und verbinden Sie eine oder mehrere der Wissensdatenbanken, auf die Sie Zugriff haben. Optional können Sie auf einen Ordner oder ein Dokument eingrenzen. Alle Unterhaltungen und Agenten im Datenraum teilen dann automatisch das angehängte Wissen. Nur Personen mit Bearbeitungszugriff auf den Datenraum können eine Wissensdatenbank verbinden oder trennen.
Eine Wissensdatenbank an Bots anhängen
Ein Bot kann Wissensdatenbanken als Teil seiner Konfiguration mitführen. Jede Unterhaltung, an der der Bot beteiligt ist, hat dann zusätzlich zu allem, was direkt an die Unterhaltung angeschlossen ist, Zugriff auf das Wissen des Bots.
Öffnen Sie die Konfiguration des Bots und gehen Sie zum Datenquellen Tab, und verbinden Sie eine oder mehrere Wissensdatenbanken. Optional können Sie auf einen Ordner oder ein Dokument eingrenzen. Sowohl Bot-Vorlagen als auch laufende Bots unterstützen Anhänge. Ein aus einer Vorlage erstellter Bot erbt die Wissensdatenbanken der Vorlage und kann dann eigene hinzufügen oder entfernen.
Den Geltungsbereich eingrenzen: Ordner und Dateien
Statt eine ganze Wissensdatenbank zu verbinden, können Sie sie auf einen bestimmten Ordner oder ein einzelnes Dokument eingrenzen. Das ist hilfreich, wenn eine Wissensdatenbank groß ist und nur ein Teil davon relevant ist, wenn Sie möchten, dass ein Bot nur einen Abschnitt sieht, oder wenn verschiedene Datenräume unterschiedliche Ausschnitte derselben Wissensdatenbank benötigen, ohne separate Kopien zu halten.
Wenn Sie eine Wissensdatenbank verbinden, können Sie wählen:
Gesamte Wissensdatenbank (Standard): Alles ist im Geltungsbereich.
Ordnerbereich: nur Dokumente innerhalb eines ausgewählten Ordners und seiner Unterordner.
Dokumentenbereich: nur ein einzelnes Dokument.
Die Suche ist streng begrenzt auf das, was Sie verbunden haben. Inhalte in Ordnern oder Dateien, die Sie nicht verbunden haben, werden niemals durchsucht oder angezeigt, selbst wenn sie ansonsten sehr gut passen würden. Sie können mehrere Ordner und Dateien gleichzeitig verbinden, und die durchsuchbare Menge ist ihre Kombination. Der Dateibrowser markiert jedes Element Verbunden sodass Sie genau sehen können, was im Geltungsbereich ist. Der Ordnerbereich bleibt beim Umbenennen oder Verschieben erhalten, da der Anhang den Ordner über seine Identität verfolgt.
Eine Wissensdatenbank teilen
Standardmäßig ist eine Wissensdatenbank nur für die Person sichtbar, die sie erstellt hat. Sie können sie mit anderen Personen in Ihrer Organisation teilen.
So teilen Sie
Öffnen Sie die Wissensdatenbank und wählen Sie Teilen.
Unter Personen hinzufügengeben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
Wählen Sie ihre Rolle aus.
Rollen bauen aufeinander auf:
Betrachter kann die Wissensdatenbank lesen und sie an Unterhaltungen und Datenräume anhängen.
Mitwirkender kann außerdem Dokumente hochladen, bearbeiten und löschen.
Content Manager kann zusätzlich die Freigabe verwalten (andere Personen hinzufügen, ändern und entfernen).
Nur der Besitzer kann die Wissensdatenbank umbenennen oder zurücksetzen, sie löschen oder den Besitz übertragen. Rollenänderungen werden sofort wirksam. Eine geteilte Wissensdatenbank erscheint in der Liste der anderen Person unter Mit mir geteilt und Alle, mit einer Geteilt von Spalte, die angibt, wer sie geteilt hat.
Besitz übertragen
Der Besitzer kann eine Wissensdatenbank mit Besitz übertragenan jemand anderen übergeben. Nach der Übertragung hat der neue Besitzer volle Kontrolle. Der vorherige Besitzer bleibt als Content Manager eingetragen und kann weiterhin Inhalte und Freigaben verwalten, aber nicht mehr löschen oder übertragen.
Zugriff entziehen
Aus dem Teilen Dialog entfernen Sie die Person und bestätigen Sie. Ihr Zugriff wird sofort entzogen. Alle Unterhaltungen oder Datenräume, in denen diese Wissensdatenbank verbunden war, funktionieren weiter, bis die Verbindung entfernt wird. Sie können Ihren eigenen Zugriff nicht entfernen, wodurch verhindert wird, dass Sie sich versehentlich selbst aussperren.
Organisationweite KBs
Einige KBs sind für alle Benutzer in einer Organisation zugänglich (verwaltet von einem Admin). Diese können nicht von einzelnen Benutzern gelöscht oder geändert werden.
Erneut versuchen
Ein fehlgeschlagenes oder teilweises Dokument kann neu eingeplant werden, ohne die Datei erneut hochzuladen:
Einzeln erneut versuchen: verwenden Sie die Erneut versuchen Aktion in der Zeile des Dokuments (sie erscheint nur bei fehlgeschlagenen oder teilweisen Dokumenten).
Alle fehlgeschlagenen erneut versuchen: wenn mindestens ein Dokument fehlgeschlagen ist, stellt eine Schaltfläche alle fehlgeschlagenen oder teilweisen Dokumente in der Wissensdatenbank auf einmal wieder in die Warteschlange.
Häufige Ursachen für Fehler sind passwortgeschützte oder beschädigte Dateien, nicht unterstützte Inhalte wie verschlüsselte PDFs und vorübergehende Modellfehler, die sich beim erneuten Versuch meist beheben. Wenn ein Dokument weiterhin fehlschlägt, öffnen Sie es, um die Fehlermeldung zu lesen, die darauf hinweist, was schiefgelaufen ist.
Inhalte löschen
Löschen Sie ein Dokument. Verwenden Sie Löschen in der Dateizeile und bestätigen Sie. Das Dokument, sein durchsuchbarer Inhalt und die gespeicherte Datei werden dauerhaft entfernt. Eine Datei, die noch verarbeitet wird, kann erst gelöscht werden, wenn die Verarbeitung abgeschlossen ist.
Einen Ordner löschen. Verwenden Sie Löschen in der Ordnerzeile und bestätigen Sie. Der Ordner und alles darin werden in einem Schritt dauerhaft entfernt.
Eine Wissensdatenbank zurücksetzen. Wissensdatenbank zurücksetzen löscht alle Dokumente und deren Inhalte, behält aber die Wissensdatenbank selbst sowie ihren Namen, ihre Einstellungen und die Freigabe bei. Alles, womit sie verbunden ist, bleibt verbunden und sieht lediglich eine leere Wissensdatenbank. Das Zurücksetzen ist gesperrt, solange Dokumente noch verarbeitet werden.
Eine Wissensdatenbank löschen. Beim Löschen wird die gesamte Wissensdatenbank entfernt. Alles, was mit ihr verbunden war, verliert den Zugriff, der Unterhaltungsverlauf bleibt jedoch unbeeinflusst. Nur der Besitzer kann löschen.
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